Project Management: O que é e Quais os benefícios?

Como otimizar a forma que um projeto está sendo trabalhado pode agregar resultados e prazos cumpridos?

Através da metodologia de Project Management isso é possível. Você sabe o que é um Project Management? O que faz o profissional envolvido com essa área? Neste artigo te contaremos todos detalhes que você precisa saber a respeito para conseguir melhores resultados em seus projetos.

Primeiramente precisamos entender o que é um projeto para conseguir entender a importância de um Project Management. Por definição, projeto se trata de um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Geralmente possui como características fatores como:

  • serem realizados por uma equipe;
  • ter um cronograma que segue um começo, meio e fim;
  • Tem um objetivo único que não será repetido outras vezes;
  • Possui prazos que devem ser respeitados;
  • Recursos planejadamente distribuídos;
  • É realizado por profissionais de diversas áreas que trabalham em torno deste objetivo.
Project Management: duas mãos segurando papéis com frases de processos de um planejamento
Foto por Eden Constantino

O que é Project Management?

Project Management, gerenciamento de projetos, se trata de uma metodologia que incorpora diversas habilidades, ferramentas, técnicas e conhecimentos, para executar atividades que atinjam os objetivos de projetos de diversas áreas. Geralmente utilizado por empresas que utilizam a metodologia ágil para realizar objetivos de forma eficaz e progressiva.

Nesta área o profissional, conhecido como Project Manager (gestor de projetos) é responsável por garantir que um projeto seja executado, de acordo com o que foi planejado, sem imprevistos ou erros. É ele que deve conhecer todos os processos de desenvolvimento do projeto para supervisionar sua equipe e monitorar suas ações.

Dentre as diversas funções do gestor de projetos, as principais são:

  • Desenvolver a ideia e a concepção da aplicação do produto;
  • Mensurar ferramentas e matérias-primas necessárias;
  • Distribuir tarefas;
  • Determinar prazos;
  • Testar e apresentar resultados.

Atualmente um Project Management é seguido por um guia para gerenciamento de projetos, é o Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide), idealizado e realizado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). O PMI se trata de uma instituição sem fins lucrativos, fundada em 1969, que reúne profissionais de gestão de projeto com objetivo de disseminar práticas específicas da área. De acordo com o PMBOK um projeto é dividido em 5 ciclos, iniciação, planejamento, execução, monitoramento /controle e encerramento.

Etapas de um Project Management

1- Iniciação

Aqui se da início ao Project Management, com um compilado de ideias. Consequentemente a criação de um plano de negócio, do termo de abertura e mapeamento de quais colaboradores estarão envolvidos em todo o processo.

O termo de abertura reúne informações importantes como, restrições, objetivos, orçamento, cronograma e gerente do projeto. Seguindo é realizado o mapeamento dos stakeholders, que são as principais partes interessadas e envolvidas no projeto, com suas funções e meios de contato.

2- Planejamento

Através do planejamento um roteiro do projeto é criado, nele há um cronograma que vai desde um plano de comunicação até a previsão dos resultados. Estipulando as metas além de estar mais preparado para lidar com prazos e tendo as atividades atribuídas, fica mais simples detectar quando algo sai do planejado, tornando mais simples encontrar o problema e encontrar a solução. Sem dúvida alguma é uma das etapas mais importantes de um projeto.

3- Execução

Como o nome já diz, após a fase de planejamento e tendo tudo pré estabelecido, é a fase na qual todos colocam seu trabalho para realizar o projeto. É importante ressaltar que durante a execução do projeto é função do gestor de projetos realizar reuniões periódicas para avaliar o andamento do projeto e os gargalos existentes, e documentação de todas as fases, caso seja preciso fazer algo semelhante no futuro.

4- Controle e monitoramento

Ocorrem juntamente com a execução do projeto, alinhando execução com objetivos e prazos. Durante o andamento o gerente de projetos pode estabelecer alguns KPIs (Indicadores-chave de desempenho), prevenindo que equívocos se tornem erros irreparáveis ou atrasem o projeto. Assim como o monitoramento de custos e todos esforços envolvendo o projeto comparando-os com o plano do projeto, prevenindo que tanto gastos excessivos quanto rupturas de contratos ocorram durante o processo.

5- Fechamento

Em um Project Management esta é última etapa, se trata dos últimos toques após a entrega do projeto. Geralmente uma reunião acontece para avaliar todo o processo para futuras melhorias. Através dessas revisões que os colaboradores compartilham suas experiências participando de todas as etapas anteriores.

project management: cinco pessoas em torno de uma mesa de reunião observando uma foto em tela
Foto por Jason Goodman

Quais as principais ferramentas utilizadas para gerenciar um projeto?

Parte essencial de um Project Management é utilizar as ferramentas corretas para manter tudo de acordo com o planejado. Atualmente temos a disposição alguns softwares que auxilia no processo indo desde acesso a históricos de desempenho a dados importantes para as tomadas de decisão.

Citaremos abaixo 3 delas para ajuda-lo:

  1. Kanban Tool – Uma ferramenta de fácil utilização e totalmente intuitiva para o desenvolvimento ágil, auxilia com seu fluxo de trabalho e conta com recursos personalizados. Indo desde um plano gratuito destinado a até dois usuários e dois planos pagos, sendo um de $5 dólares por mês com suporte a quadros ilimitados e o outro de $9 dólares com recursos avançados de controle de tempo e relatórios.
  2. Notion – Aplicativo completo voltado para a gestão de projetos. Conta com grande diversidade de templates com quadro kanban, lista de tarefas e páginas personalizadas. Se trata de uma plataforma gratuita para uso individual que pode ser compartilhada com até cinco usuários. Se você preferir o plano para equipes maiores o plano Team custa $10 dólares por mês e o plano Enterprise é personalizável de acordo com as necessidades de sua empresa.
  3. Trello Atualmente a melhor opção para gerenciar um projeto que contam com grandes equipes. Utiliza uma interface simples formada por quadros, listas e cartões para o acompanhamento de tarefas. Apesar de ser uma plataforma gratuita, conta também com planos pagos e personalizados.

 

 

 

 

 

 

 

 

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